税理士事務所の所長が夏までに取り組むべき7つの課題～所長にとっては6月からが勝負の時期～
- 斉藤永幸
- 6月9日
- 読了時間: 19分
多くの税理士事務所では、2月・3月の確定申告、そして5月の3月決算対応が終わり、ようやく通常業務に戻ってきた頃ではないでしょうか。
この時期は少し余裕を持って仕事を進め、ひと息つきたくなるものです。その気持ちはよくわかります。
しかし、この6月から夏にかけての過ごし方が、今後の事務所経営を大きく左右します。繁忙期はどの事務所も目の前の業務に追われますが、余裕のある時期だからこそ、改善や改革に取り組んだ事務所との差が生まれるのです。
とはいえ、取り組むべき課題は数多くあります。
業務改善、教育体制の整備、採用活動、ITツールやAIの活用など、「何から手を付ければよいのかわからない」と感じている所長先生も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、税理士事務所が夏までに取り組み始めたい7つのテーマをご紹介します。
「夏をどう使うかで、次の繁忙期が決まる」
そう言っても過言ではありません。まずは自事務所の課題を整理し、今取り組むべきことを見つけていきましょう。そこでお勧めの7つの課題を設定しました。
参考にしていただけると幸いです。
1.業務の属人化を洗い出す
夏までに取り組みたいことの一つ目が、業務の属人化の解消です。
これを聞いて”当てはまる”と感じた所長は、優先的に取り組む必要があるでしょう。
税理士事務所では、「○○さんしかできない仕事」が少なくありません。
担当者しか分からない顧客対応の経緯、ベテラン職員しか知らない会計処理のルール、所長しかできない申告書チェックや月次レビューなど、気が付けば特定の人に業務が集中しているケースは多いものです。
しかし、この状態は大きなリスクを抱えています。
例えば、担当者が急に退職したり休職したりした場合、その顧客対応が止まってしまいます。年末調整や確定申告などの繁忙期であれば、他のスタッフがフォローできず業務全体に影響を与えることもあるでしょう。
特に注意したいのが、「所長しか分からない仕事」です。
所長は最終責任者である以上、すべてを手放すことはできません。しかし、顧客情報や判断基準、業務の進め方が所長の頭の中にしかない状態では、事務所として成長することは難しくなります。
だからといって、すべてを完璧にマニュアル化する必要はありません。
現実的には、「誰でも最低限対応できる状態」を目指すことが重要です。
例えば、
・顧客とのやり取りを記録する
・申告書チェックのポイントを共有する
・月次レビューで確認する項目を整理する
・会計入力ルールを文書化する
こうした小さな積み重ねだけでも、属人化は大きく改善できます。
繁忙期に発生した「この人がいないと困る」という場面を思い出してみてください。そこには、今後改善すべき課題が隠れているはずです。
余裕のある今だからこそ、自事務所の業務を見直し、属人化の解消に取り組んでみてはいかがでしょうか。
2.顧客を整理する
多くの税理士事務所では、「顧問先が増えること＝成長」と考えています。
しかし本当にそうでしょうか。
成長中の税理士事務所でよくあるのが、顧客の獲得だけに集中してしまい、収拾がつかなくなる、というパターンです。また歴史のある事務所でも、人間関係のしがらみによりズルズルと依頼を受けている、そんなお客様もあるのではないでしょうか。
実際、一昔前までは「顧問先は増えれば増えるほど良い」と考える事務所が大半でした。事務所の規模は顧問先数で語られ、その数を誇る所長も少なくありませんでした。
しかし近年、そうした姿勢を見直す事務所が増えています。
重要なのは事務所全体に余裕があるかどうかです。
実際に多くの事務所では、一部の顧問先に想定以上の時間を取られています。
例えば、
・頻繁な問い合わせがある
・資料提出が遅く毎月催促が必要
・イレギュラーな処理が多い
・担当者の精神的負担が大きい
・顧問料が長年据え置きになっている
気が付けばそんな顧問先が増えてしまっている、という事務所も多いのです。その結果、所長やスタッフが対応に追われ、事務所に余裕が失われた結果、優良顧客への対応が後回しになってしまう。
忙しいにも関わらず、事務所の利益や成長につながらない、そのような顧客の割合が高まるのは非常に危険なのです。
特に注意したいのが「昔からのお付き合いだから」という理由で顧問料を見直せていないケースです。
開業当初からのお客さまや、紹介でつながったお客様ほど、なかなか料金の話を切り出しにくいものです。しかし物価や人件費、システム利用料などが上昇している現在、何年も同じ料金のままサービスを提供し続けることは、事務所全体の経営を圧迫する原因ともなります。
もちろん、すぐに契約解除や大幅な値上げを行う必要はありません。
まずは顧問先を整理してみることです。
例えば、
・利益率の高い顧問先
・利益率は低いが将来性のある顧問先
・工数が多く利益が出ていない顧問先
・料金の見直しが必要な顧問先
このように分類するだけでも、自事務所の課題が見えてきます。
税理士事務所が目指すべきなのは、「顧問先を増やし続けること」ではありません。
所長とスタッフに余裕があり、お客様一人ひとりにしっかり向き合える状態を作ることです。
余裕が生まれれば、顧客満足度は高まり、スタッフの負担も軽減されます。そして、その余裕こそが新しいサービスや採用、教育への投資につながっていくのです。
繁忙期を終えた今だからこそ、一度立ち止まり、自事務所の顧客構成を見直してみてはいかがでしょうか。
Point：顧問先ABC分析を行う
顧客整理をする際、重要なのが「売上」ではなく「利益」と「工数」に注目することが重要です。本当に確認しなければならないのは、「その顧問先にどれだけの時間を使っているのか」であり、その時間が利益となっているのかを確認しなければなりません。
例えば、月額顧問料が5万円の顧問先があったとします。一見すると悪くない顧問先に見えるかもしれません。しかし、
・毎月何度も電話がある
・資料の回収に時間がかかる
・会計処理が複雑
・頻繁な相談対応が発生する
・所長が直接対応しなければならない
このような状態であれば、実際には多くの工数が発生しています。
反対に、月額顧問料が同じ5万円でも、
・資料提出が早い
・クラウド会計を活用している
・担当者だけで対応できる
・問い合わせが少ない
という顧問先であれば、必要な工数は大きく異なります。
つまり、同じ売上でも利益はまったく違うのです。
そこで有効なのが「ABC分析」という考え方です。
Aランク：利益率が高く、事務所にとって理想的な顧問先
Bランク：標準的な顧問先
Cランク：工数が多く、利益が出ていない顧問先
に分類してみましょう。
顧問料は高いのに所長の時間を大量に奪っている顧問先もあれば、顧問料はそれほど高くなくても安定的に利益を生み出している顧問先もあります。
実際に分析してみると、多くの事務所では一部のCランク顧問先がスタッフや所長の時間を大きく消費していることに気付きます。そして問題なのは、その時間が本来使うべき場所に使えなくなっているのです。
先に述べたようにもちろん、すぐに契約を見直したり顧問契約を終了したりする必要はありません。まずは現状を把握することです。
そして、
・顧問料の見直しを行う
・業務範囲を整理する
・クラウド化を提案する
・対応方法を標準化する
など、利益率を改善する方法を検討していきます。
限られた時間をどこに投資するのか。
その判断こそが、これからの税理士事務所経営に求められる視点なのです。
3.スタッフの不満を放置しない／離職防止
税理士事務所にとって夏は「採用の季節」です。
近年では年間を通して転職活動を行う人が増えてきています。しかし、税理士試験の後は多くの税理士試験受験生が求職を開始したり、転職をするなど多くの人材が一気に転職市場に流れ込んできます。ここで新たな人材を採用し、一気に事務所を成長させたい。そう考えている所長も多いでしょう。
しかし重要なのは、採用だけではありません。
求職者が増える時期というのは、自分たちの事務所のスタッフが離職するリスクも高まる時期でもあるのです。
1人の人材の採用に成功したとしても、既存のスタッフが1人離職してしまえばプラスどころかマイナスです。だからこそ離職のリスクを下げるというのは、この時期にぜひとも取り組みたいことの一つです。
そのために必要なのが、スタッフが抱えている不満や不安に早めに気付くことです。
多くの所長先生は、スタッフから退職の申し出があった時に初めて問題を知ります。
しかし、本当の退職理由は辞める直前には聞けないことがほとんどです。
「家庭の事情で」
「新しいことに挑戦したくて」
「通勤が大変で」
もちろん、それらも理由の一つかもしれません。
しかし実際には、その前から様々な不満や悩みを抱えていたケースが少なくありません。
例えば、
・業務量が多すぎる
・頑張りが評価されていない
・教育体制に不満がある
・職場の人間関係に悩んでいる
・将来のキャリアが見えない
こうした小さな不満が少しずつ積み重なり、ある日突然「退職」という形で表面化するのです。
特に今のような繁忙期後は注意が必要です。
確定申告や決算業務を乗り切った後は、心身ともに疲労が蓄積しています。繁忙期中は忙しさで気にならなかったことも、少し落ち着いたタイミングで改めて考えるようになります。
「このままこの事務所で働き続けていいのだろうか」
そんな思いを抱くスタッフもいるかもしれません。
だからこそ、今の時期はスタッフの声に耳を傾ける絶好の機会です。
とはいえ、特別な制度を導入する必要はありません。高額な福利厚生や評価制度を整えなければならないわけでもありません。もちろん制度も大切ですが、それ以上に重要なのは普段の対話です。
仕事は順調か。
困っていることはないか。
今後どのような仕事に挑戦したいのか。
資格取得やスキルアップについてどう考えているのか。
こうした会話を日頃から積み重ねることで、スタッフの小さな変化に気付けるようになります。
税理士事務所は人が財産と言われます。
しかし、その人材は給与や制度だけで定着するものではありません。
「自分のことを見てくれている」
「困った時に相談できる」
「成長を応援してくれている」
そう感じられる環境があってこそ、長く働きたいと思えるのです。
特に中小規模の税理士事務所では、大企業のように充実した制度を用意することは簡単ではありません。だからこそ、所長とスタッフとの距離の近さが大きな強みになります。繁忙期を乗り越えた今だからこそ、一度スタッフとゆっくり話をしてみてはいかがでしょうか。
その何気ない会話が、将来の離職を防ぎ、より良い事務所づくりにつながるかもしれません。
4.AI・システムの活用を試し始める
最近はAIに関する情報を目にする機会も増えました。
私もこれまで記事で何度かAIについての記事を書き、紹介してきましたので、その有効性などについてはここでは省略しますが、興味を持っている所長も多いのではないでしょうか。
実際、お話を伺うと、
「気にはなっている」
「そのうち始めようと思っている」
「もう少し様子を見たい」
という声をよく耳にします。
決してAIに否定的なのではなく、始めるタイミングを探しているのです。
しかし、そのタイミングとしておすすめしたいのが、まさに今です。
確定申告や3月決算対応が終わり、比較的余裕のあるこの時期は、新しい取り組みを試すには最適なタイミングです。
繁忙期の真っただ中では、新しいツールを触る時間もなければ、使い方を覚える余裕もありません。しかし今であれば、少しずつ試しながら自事務所に合った活用方法を見つけることができます。
そして何より、今から始めれば次の繁忙期までに活用方法を身につけることができます。
AIは一度使っただけで効果が出るものではありません。実際に使いながら、自分なりの使い方を見つけていくことが大切です。
AIというと難しいものに感じるかもしれません。
しかし税理士事務所の場合、最初から高度な活用を目指す必要はありません。むしろ効果が出やすいのは、所長の細かな文章仕事です。メールの下書き、顧客への案内文、求人原稿、業務マニュアル、チェックリスト作成など、日常的に発生する文章作成業務はAIとの相性が非常に良い分野です。
まずはお客様への案内メールを作らせてみる。
求人原稿のたたき台を作らせてみる。
会議の議事録を要約させてみる。
それだけでも十分です。
余裕のある今の時期こそが、AIを始める絶好のタイミングと言えるでしょう。
5.「所長にしかできない仕事」を減らす
これも以前に記事で書いたことがあるテーマで、「所長しかやっていない仕事を減らす」ことは重要です。これは多くの税理士事務所が抱える課題であり、事務所の成長を大きく左右するポイントでもあります。
詳細については過去記事を参照していただくとして、ポイントだけ解説していきましょう。
所長の多くは責任感が強く、お客様のために全力で対応する方が多いものです。
その結果、
・顧客対応はすべて自分
・申告書のチェックはすべて自分
・最終判断はすべて自分
・経営相談もすべて自分
という状態になっている事務所も少なくありません。
ただ、これが成立するのは事務所が小規模なうちだけ。
顧問先が増え、スタッフが増えても、同じやり方を続けるといずれ限界が来ます。なぜなら所長の時間には限界があるからです。どれだけ優秀な所長でも1日は24時間しかありません。
顧問先が増えれば増えるほど忙しくなり、新規案件を受ける余裕もなくなります。
スタッフの教育や採用活動に時間をさけなくなり、結果として事務所全体の成長が止まってしまいます。
それどころか所長が体調を崩した瞬間、事務所が破綻する、というリスクもはらんでいるのです。
そこで考えたいのが「所長しかできない仕事」と「スタッフでもできる仕事」を分けることです。
もちろんいきなりすべてを任せる必要はありません。まずは所長が行っている業務を書き出し「本当に自分でなければできない仕事なのか」を考えてみることです。
実際には慣習的に所長が行っているだけで、仕組みさえ整えれば他のスタッフでも十分対応できる業務が見つかることも多いでしょう。以前紹介した5人規模事務所の理想モデルも、まさにこの考え方です。
例えば、
担当A：月次分析
担当B：記帳業務
担当C：資料作成
所長：経営ミーティング・重要な意思決定
という形です。
所長がすべてを抱え込むのではなく、それぞれが役割を持って動くことで、事務所全体の生産性は大きく向上します。そして、所長に余裕が生まれれば、お客様との経営相談や提案業務など、本来最も価値の高い仕事に時間を使えるようになります。
税理士事務所の成長を止める最大の原因は、人手不足だけではありません。
「所長がボトルネックになっている状態」も実は多いのです。もし所長が休んだら業務が止まる。もし所長がいなければ判断できない。そんな状態になっているのであれば、今が見直しのタイミングかもしれません。
所長が働かなくても良い事務所を目指すのではありません。所長でなければできない仕事に集中できる事務所を目指すのです。
6.採用ページ・求人原稿を見直す
夏までにぜひ取り組みたいことの一つが、採用ページや求人原稿の見直しです。
「今は特に採用予定がないから関係ない」
そう考える所長先生もいるかもしれません。
しかし、採用活動は募集を始めてから考えるものではありません。
「採用」はどの事務所にとっても欠かすことができないテーマになりつつあります。
だからこそ余裕のあるうちから取り組み、少しずつでも検討を進めていく必要があります。
反対に、税理士試験後に募集を行う事務所は、これは必ず取り組まなければいけないテーマへと優先順位が上がります。
ここで見直していただきたいのが、自事務所の採用ページや求人原稿です。
多くの税理士事務所の求人を見ると、
・給与
・休日
・勤務時間
・仕事内容
といった条件面が中心になっています。もちろん、これらは求職者にとって重要な情報です。しかし、それだけで応募が集まる時代ではなくなっています。なぜなら、求職者は条件だけで応募先を決めているわけではないからです。
特に税理士事務所への転職を考えている人は、
「どんな人たちが働いているのか」
「どんな雰囲気の事務所なのか」
「資格取得を応援してもらえるのか」
「将来どのような経験が積めるのか」
「所長はどんな考え方を持っているのか」
といった部分を重視しています。
実際、私がインタビューを行った税理士事務所のスタッフの多くが、入社の決め手として語るのはほとんどが人や職場環境です。ところが、多くの求人原稿にはそうした情報が十分に書かれていません。
その結果、求職者は事務所の魅力を理解できず、応募を見送ってしまうのです。
例えば、
・どのような顧問先が多いのか
・どのようなキャリアを積めるのか
・資格取得者をどのように支援しているのか
・スタッフ同士はどのように協力しているのか
・所長がどのような事務所を目指しているのか
こうした内容を伝えるだけでも、求人原稿の印象は大きく変わります。
求職者が知りたいのは、仕事内容だけではありません。
「自分がその事務所で働く姿をイメージできるかどうか」なのです。そのため条件を並べるだけでは不十分です。事務所の考え方や価値観、人間関係、成長できる環境などを伝えていく必要があります。
採用難の時代だからこそ、求人原稿は単なる募集広告ではありません。
事務所の魅力を伝えるための重要な発信ツールです。
夏から秋にかけて採用活動を考えている事務所はもちろん、すぐに募集をする予定のない事務所であっても、まずは採用ページや求人原稿を見直してみてはいかがでしょうか。
そのひと手間が良い人材との出会いにつながるかもしれません。
7.「余裕を作る」方向へ舵を切る
6月に取り組み始める課題として、ここまでに業務の属人化解消、顧客の見直し、スタッフとの対話、AI活用、業務分担、採用活動などについてお話してきました。一見すると、それぞれ別のテーマに見えるかもしれません。しかし実はすべてに共有する目的があります。
それは「余裕を作る」ことです。
税理士事務所の経営というと、売上を増やすことや顧問先を増やすことに目が向きがちです。もちろん、それらも大切なことです。実際に繁忙期が終わると、営業活動に力を入れる所長も少なくありません。
しかし、これからの時代は単純に仕事量を増やし続けるだけでは成り立たなくなりつつあります。
人材不足が続き、求職者の価値観も変化しています。さらに、AIやクラウド会計などの普及によって、税理士事務所に求められる役割も少しずつ変わり始めています。だからこそ今後は、「どれだけ忙しい事務所か」ではなく、「どれだけ余裕を持って働ける事務所か」が重要になってくるのではないでしょうか。
スタッフに余裕がなければ、教育の時間は取れません。
新しい知識を学ぶこともできません。
お客様への対応も、どうしても目の前の処理をこなすだけになってしまいます。
所長に余裕がなければ、採用活動や事務所の将来を考える時間がなくなります。
毎日目の前の仕事に追われ、気が付けば何年も同じ働き方を続けることになるかもしれません。
そして、お客様に余裕がなければ、税理士事務所が本来提供できる価値も限定されてしまいます。
数字の説明だけではなく、経営の相談や将来の話ができる関係を築くためにも、お互いに余裕が必要なのです。
余裕とは、単に暇な状態を意味するものではありません。
必要な時にしっかり時間を使える状態のことです。
スタッフが勉強できる。
お客様とじっくり話ができる。
所長が事務所の未来を考えられる。
そんな状態を作ることが、本当の意味での事務所経営ではないでしょうか。
実際、長く続いている事務所ほど、無理な拡大を目指していません。目の前の顧客を大切にし、スタッフとの関係を大切にし、一歩ずつ組織を成長させています。顧問先の数を競うのではなく、長くお付き合いできるお客様を大切にする。残業時間を増やすのではなく、限られた時間の中で成果を出せる仕組みを作る。そうした積み重ねが、結果として強い事務所を作っていくのです。
まとめ：7つの課題は次の繁忙期も同じことを繰り返さないために
繁忙期を所長・スタッフ、一丸となって乗り切った事務所の皆さん。お疲れさまでした。
繁忙期を乗り切った感想はいかがだったでしょうか？
多くの方が事務所の体制や仕事の進め方に課題や問題点がある、と感じたのではないでしょうか。
税理士事務所は繁忙期と平常月（閑散期）が明確に分かれている業界です。
そのため繁忙期を乗り切ると、それだけで「やり切った」と感じ、一気に力が抜けてしまう方も多いようです。スタッフはそれでも良いかもしれません。しかし所長にとっての勝負の時期は、むしろ平常月なのです。
この時期にどのような問題意識を持って、どんな優先順位で、どんな改善を進めるかによって、次の繁忙期が厳しくなるか、それとも余裕をもって乗り切ることができるようになるのかが決まります。ひいては事務所の発展の速度まで変わってきます。
今回ご紹介した7つのテーマも、すべては余裕を生み出すための取り組みです。
これはあくまで私が提示する一つの選択肢にしかすぎません。しかし実際に多くの事務所を見て感じるのが「発展し、成功している事務所ほど余裕がある」ということです。
そしてその余裕は偶然生れるものではありません。平常月に改善を積み重ねた結果として出来上がるです。
もちろん、一度にすべてを行う必要はありません。
まずは一つ、自事務所にとって最も重要な課題から取り組んでみてください。
忙しさを追い求めるのではなく、余裕を作る方向へ。
この夏は、その第一歩を踏み出してみてはいかがでしょうか。
もちろん、事務所ごとに課題は異なります。
属人化が課題の事務所もあれば、採用や離職防止が優先になる事務所もあります。
そのため、「何から手を付ければよいかわからない」という場合は、第三者の視点を入れてみるのも一つの方法です。
・7つのテーマのうち、何から取り組めばいいのかわからない
・優先順位の付け方を教えて欲しい
などございましたら、個別に相談に乗ることも可能です。
初回は無料で対応しておりますので、お気軽にお声をかけていただけると幸いです。
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